書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。

1、稱呼：也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。后加“：”，冒號后不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關系。

2、正文：正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好!”“近好!”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好!”“春節愉快!”。問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。

問候語之后，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來身體是否安康?”“近來一切可好?”“久未通信，甚念!”之類。問候語要注意簡潔、得體。

接下來便是正文的主要部分——主體文，可以分為若干段來書寫，即寫信人要說的話。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。

3、結尾。正文寫完后，都要寫上表示祝福的話，作為書信的結尾。這是對收信人的一種禮貌。祝福的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。一般對長輩都說一些“工作順利”“身體健康”之類的祝福語，而對同學則說一些“學習進步”“天天快樂”之類的話。

祝福語的格式是：在正文寫完之后，另起一行空兩格寫“祝你”、“敬祝”，再另起一行頂格寫上“工作順利”“身體健康”等，后面都不要用標點符號。

如果不用以上祝福語，也可以最一般的“此致”、“敬禮”結尾。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之后，不另起段，不加標點;二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。后應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。

4、署名和日期。在書信最后一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾后的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬，可加上自己的稱呼，如您的孫子、您的侄子等，后邊寫名字，不必寫姓。寫給老師則要寫上“您的學生”，空一格寫上自己的姓名。日期只要寫在署名下邊即可。

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